¿Confunde lo urgente con lo importante? Conozca estas técnicas para tener una semana productiva sin estrés

● Dejarse llevar por lo urgente, confundir actividad con productividad o subestimar las
distracciones son errores frecuentes que pueden arruinar la planificación semanal.
● Marc Bara, profesor del Master en Project Management de EAE Business School,
perteneciente a la red de educación superior Planeta Formación y Universidades,
analiza la importancia de aprender a diferenciar lo que construye futuro de lo que
solo mantiene el presente, desde la planeación hasta la sabiduría al decir “no”.
Colombia, septiembre de 2025 — A veces, hacer una lista de las tareas pendientes
no basta. Con la hiperconexión, los ritmos de vida, los plazos inmediatos y la
popularización del «multitasking» como una falsa virtud, la diferencia entre lo que
tenemos que hacer y lo que realmente deseamos lograr se vuelve una batalla.
Saber organizar la semana para que sea realmente productiva es un ejercicio
consciente, y aplicar las técnicas adecuadas marca la diferencia entre vivir cada día
apagando fuegos y avanzar hacia objetivos realmente significativos, no solo en el
ámbito laboral sino en el personal. Así lo explica Marc Bara, profesor del Master en
Project Management de EAE Business School, perteneciente a la red de educación
superior Planeta Formación y Universidades.
«La clave no está tanto en una técnica específica, sino en desarrollar el mindset
correcto sobre qué significa realmente ser productivo», detalla el experto. «La mayoría
de personas organiza su agenda según dos criterios equivocados: lo que grita más
fuerte (urgencia) y lo que es más fácil de hacer (comodidad). Pero la productividad real
viene de enfocarse en lo que realmente importa a largo plazo».
Los errores más comunes al organizar la semana
Existen una serie de errores frecuentes a la hora de gestionar las tareas diarias, según
analiza el docente de EAE Business School. Uno de los más frecuentes es algo
conocido como «trampa de la urgencia», en la que pendientes que parecen
inaplazables en realidad no lo son.
«Por ejemplo, respondemos inmediatamente a ese email que “urge” porque el remitente
lo necesita “para hoy”, mientras posponemos indefinidamente esa formación estratégica
que podría transformar nuestra carrera profesional, pero que no tiene fecha límite
específica», indica Marc Bara. «El resultado es que vivimos constantemente en modo
“apagar fuegos”, atendiendo lo urgente de otros mientras nuestros objetivos importantes
se quedan en el cajón».
Otro de los errores habituales es el de creer que estar constantemente ocupado es
sinónimo de productividad. Es la falsa creencia que se ha alimentado con la popularidad
de la multitarea, que normaliza el dividir la atención en varios frentes a lo largo del día,
sin notar que saltar de una tarea a otra sin concentrarse en una sola es un obstáculo
para el buen desempeño.
«Cada cambio tiene lo que los psicólogos llaman “costos de cambio de tarea”, advierte
el experto. «Perdemos tiempo y energía mental en reorientarnos, eliminamos la
posibilidad de entrar en modo “piloto automático” donde trabajamos de forma más
fluida, y acabamos trabajando más lento y con más errores».

Y también están las anti-tareas, que son actividades aparentemente inofensivas pero
desgastan y entorpecen el desempeño. Tener el correo abierto todo el día, revisar el
celular repetidamente, atender cada notificación, asistir a reuniones repentinas parecen
acciones inofensivas, pero fragmentan la concentración y reducen la capacidad de
entrar en un flujo de trabajo sostenido.
Cómo diferenciar lo importante de lo urgente
La fórmula de la productividad está más en un modo de pensar que en hacer listar
interminables, pues enlistarlas no implica ejecutarlas. Por eso, antes de llenar la agenda
del día, hay que preguntarse qué queremos lograr, qué nos gusta y qué nos importa. La
claridad personal hace que los sistemas de organización sean menos frágiles.
El experto de EAE Business School recomienda empezar a implementar tres acciones
clave:
● Planificación consciente: dedicar 15–20 minutos al inicio de la semana para
definir tres prioridades innegociables.
● Diseño del entorno: preparar el espacio de trabajo y los hábitos para reducir
distracciones, en lugar de confiar solo en la fuerza de voluntad.
● Lista de anti-tareas: identificar qué rutinas restan más de lo que aportan y
establecer límites claros.
El gran objetivo de transformar la mentalidad es saber distinguir entre las actividades
que construyen y las que son actividades rutinarias que mantienen el presente, como
responder mails rutinarios, asistir a reuniones de seguimiento y enfrascarse en tareas
administrativas. Aunque son importantes, hay que evitar que consuman todo el tiempo y
la energía.
Y como última recomendación, Marc Bara de EAE Business School invita a aprender a
decir «no» de manera estratégica, es decir, rechazar propuestas malas y saber filtrar
aquellas que, aunque interesantes, no vayan alineadas a las prioridades.
«Decimos “sí” a casi todo porque es más fácil, más rápido, más conveniente
socialmente, y a veces no sabemos realmente qué queremos. Pero casa “sí”
automático es un “no” implícito a tus objetivos importantes», concluye.
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SOBRE EAE BUSINESS SCHOOL
EAE Business School es una escuela de negocios internacional, perteneciente a la red de educación superior Planeta Formación y
Universidades, con una visión de vanguardia e innovadora para abordar los retos del siglo XXI. Más de 80.000 alumnos de más de 100
nacionalidades diferentes se han formado en EAE. Cuenta con un claustro de 500 docentes (35% internacionales) que, en su mayoría, combinan
su actividad profesional con la académica. La escuela tiene alianzas internacionales con instituciones de prestigio como Babson College, o MIT
Data Science Lab, entre otras.
En su compromiso con el desarrollo profesional de sus alumnos, EAE Business School ha gestionado este año más de 2.000 ofertas de empleo,
gracias a una red de empresas colaboradoras. Estos datos han permitido que EAE aumente la tasa de inserción de sus estudiantes y el ROI de
sus másteres, por lo que ha sido reconocida en los rankings internacionales Bloomberg y QS.
EAE Business School forma parte de Planeta Formación y Universidades, la red internacional de educación superior de Grupo Planeta. Cuenta
con veintidós instituciones educativas en España, Andorra, Francia, Italia, Norte de África, Estados Unidos y Colombia. Cada año más de
150.000 estudiantes procedentes de 100 nacionalidades distintas, se forman a través de sus escuelas de negocios, universidades, escuelas
superiores especializadas y centros de formación profesional.