Nómina electrónica: la clave para que el aumento salarial de 2026 no se convierta en un problema tributario

La correcta documentación de los pagos laborales define si los costos y

deducciones serán aceptados en renta.

Colombia, enero de 2026. Con el salario mínimo de 2026 ya en vigencia, la
atención de las empresas empieza a desplazarse del anuncio político al impacto
operativo y tributario. Más allá de la cifra mensual que recibe el trabajador, el
verdadero reto para empleadores, especialmente pequeños negocios y
emprendimientos, está en cómo soportar correctamente los pagos laborales ante la
DIAN para que estos puedan ser reconocidos como costos y gastos deducibles.
El salario mínimo legal mensual vigente quedó establecido en $1.746.882, al que se
suma un auxilio de transporte de $253.118 para quienes tienen derecho a este
beneficio. Aunque el ingreso total puede llegar a $2.000.000, esta cifra funciona
únicamente como marco de referencia. El punto central, desde el enfoque fiscal, es
la correcta gestión de los pagos laborales y de los aportes obligatorios asociados.
En Colombia, los pagos por salarios, prestaciones sociales y aportes a seguridad
social solo son deducibles en el impuesto de renta si el empleador cumple con las
obligaciones legales y cuenta con los soportes exigidos por la DIAN. Esto incluye
estar al día en aportes parafiscales y generar correctamente el Documento Soporte
de Pago de Nómina Electrónica, requisito obligatorio para sustentar costos, gastos y
deducciones relacionados con el personal.
La DIAN define este documento como el soporte de los valores devengados, los
valores deducidos y el total pagado a cada trabajador, el cual debe generarse y
transmitirse para validación, de manera individual, por cada beneficiario. Sin este
respaldo, los pagos laborales pueden perder su efecto fiscal, incrementando la base
gravable y el impuesto a pagar.
“El aumento salarial no debería convertirse en un problema tributario por falta de
soporte. Contar con documentación clara y validada permite a las empresas
demostrar ante la DIAN que los pagos se hicieron correctamente y que cumplen con
los requisitos para ser deducibles”, afirma Caren Contreras, gerente de marca y
experiencia de Facturatech.

Uno de los errores más frecuentes está en la confusión entre salario y auxilio de
transporte. Mientras el salario base sí hace parte de la base para aportes y
liquidaciones, el auxilio no constituye factor salarial ni integra la base de aportes a
seguridad social o parafiscales. Registrar adecuadamente estas diferencias es clave
para evitar inconsistencias, reprocesos y eventuales requerimientos de la autoridad
tributaria.
Para las pequeñas empresas, donde los márgenes son reducidos, una mala
documentación de los pagos laborales no solo afecta la operación mensual, sino
que puede tener consecuencias al cierre del año fiscal. La falta de soportes válidos
puede traducirse en mayores impuestos, sanciones o procesos de fiscalización. Por
el contrario, una gestión ordenada y alineada con la normativa permite planear
mejor y reducir riesgos.
En este escenario, el aumento salarial de 2026 deja de ser únicamente una noticia
económica y se convierte en un llamado a revisar los procesos internos, fortalecer el
soporte tributario y adoptar herramientas que garanticen cumplimiento, trazabilidad y
claridad frente a las exigencias de la DIAN.