Nueva base de datos de la DIAN genera incertidumbre entre facturadores electrónicos

 La entrada en vigor de la Resolución 000202 de 2025 trae retos técnicos para emisores de
documentos equivalentes electrónicos en Colombia.
Bogotá, mayo de 2025 – La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
comenzó a implementar una nueva base de datos unificada que transformará la emisión
de facturas y documentos equivalentes electrónicos en Colombia. Esta actualización,
enmarcada en la Resolución 000202 de 2025, ha despertado interrogantes técnicos entre
los emisores electrónicos y facturadores, quienes deberán adecuar sus sistemas en un
periodo corto para cumplir con los nuevos requisitos.
“El cambio introduce una serie de exigencias técnicas que pueden representar desafíos,
especialmente para las medianas y grandes empresas, que deben adaptarse a la nueva
normativa en un tiempo relativamente corto”, afirma Karoll Cuadros, gerente de
Comercio Electrónico y experta en facturación electrónica de Sovos Saphety.
¿Qué implica la nueva base de datos de la DIAN?
De acuerdo con un análisis de Sovos Saphety, una de las novedades es la resolución es
la centralización de los datos de contribuyentes y adquirientes en una base de datos
única, gestionada por la DIAN, que permitirá validar en línea la información del adquiriente
en el momento de crear el documento equivalente electrónico a través de la conexión
entre la DIAN y el proveedor tecnológico.
“Si bien la base de datos unificada tiene un gran potencial para mejorar el ecosistema
tributario colombiano, su implementación debe ser cuidadosamente gestionada para evitar
errores y sanciones. Es esencial que las empresas comprendan bien los cambios y se
adapten con tiempo para no comprometer su operatividad”, señala la experta.
Principales retos para los facturadores electrónicos
Para la experta de Sovos Saphety, uno de los principales retos es la correcta
interpretación de la nueva base de datos por parte de los contribuyentes, así como la
comprensión de las acciones técnicas necesarias para garantizar el cumplimiento
normativo:
 Compatibilidad de sistemas: Los contribuyentes deben contactar a sus
proveedores de facturación para asegurarse de que sus plataformas sean
compatibles con las nuevas especificaciones técnicas establecidas por la DIAN.
 Errores de validación y rechazo automático: La DIAN ha implementado un
sistema de aceptación o rechazo automático de los documentos enviados, lo que
obliga a las empresas a verificar con precisión cada documento antes de su envío.
 Falta de lineamientos claros: Aunque la resolución establece ciertos parámetros,
muchos emisores todavía no tienen una guía clara sobre los campos obligatorios,
el formato y la secuencia de los datos que deben reportar.
Oportunidades en la transición

A pesar de los retos, esta actualización también representa una oportunidad para
modernizar y optimizar los procesos internos de las empresas. La centralización de la
información tributaria puede mejorar la eficiencia, reducir costos operativos y fortalecer la
transparencia en las transacciones fiscales.
“La clave estará en la capacidad de las empresas para adaptar sus sistemas y flujos de
trabajo a la nueva normativa. Este proceso puede ser una oportunidad para mejorar la
gestión de la facturación electrónica y fortalecer la relación con la DIAN”, añade.
Sovos Saphety recomienda a las empresas tener en cuenta las siguientes acciones
clave.
1. Revisar la estructura de datos: Es fundamental que los contribuyentes se
pongan en contacto con sus proveedores de facturación para comprender los
requisitos técnicos de la base de datos de la DIAN y verificar que la información se
reporte de forma precisa y estructurada.
2. Ajustar los sistemas internos: Es clave trabajar junto al proveedor tecnológico
para garantizar que las plataformas de facturación estén correctamente alineadas
con los nuevos requisitos y realizar pruebas de validación antes de la entrada en
vigor.
3. Capacitar al personal: Una correcta formación en los nuevos procedimientos y el
funcionamiento de la base de datos es clave para minimizar errores y garantizar la
eficiencia operativa.
4. Realizar seguimiento constante: El seguimiento y monitoreo de los envíos de
documentos electrónicos a la DIAN es crucial para identificar y corregir posibles
errores antes de que se conviertan en sanciones.
“En momentos de cambio normativo, contar con un proveedor de facturación experto es
fundamental para que las empresas puedan traducir los requerimientos técnicos en
acciones concretas. El rol de los proveedores tecnológicos no es solo adaptar sistemas,
sino ayudar a interpretar y anticipar los efectos de estas transformaciones en la operación
diaria y en la relación con la DIAN”, concluye Cuadros.
Para más información sobre la Resolución 000202 de 2025 de la DIAN, visite el siguiente enlace
Acerca de Saphety
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actualmente a 52 países y su cartera de clientes incluye más de 10.000 empresas, entre las que se
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